Hiện nay, có rất nhiều công cụ thông minh giúp quản lý công việc và dự án, trong đó có sơ đồ Gantt. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay nhanh và hiệu quả nhất.
Khái niệm sơ đồ Gantt nghĩa là gì?
Sơ đồ Gantt là công cụ thông minh giúp quản lý công việc và dự án
Sơ đồ Gantt hay còn có tên gọi khác là biểu đồ Gantt. Sơ đồ này dùng để hiển thị và trình bày các công việc theo khoảng thời gian, ngày tháng. Sơ đồ Gantt gồm có hai phần chính là trục tung thể hiện tên các công việc và, còn trục hoành thì thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó.
Dựa vào sơ đồ Gantt, bạn có thể nắm được các thông tin quan trọng của từng mốc công việc, cũng như là thời gian thực hiện nó. Sơ đồ Gantt được bố trí đơn giản, trực quan và rõ ràng. Nhờ vậy nên nó đã trở thành công cụ thông dụng và được nhiều người sử dụng đến.
Sơ đồ Gantt gồm các thành phần chính nào?
Thường thì sơ đồ Gantt hoàn chỉnh sẽ gồm các thành phần chính như sau:
- Task list: Đây chính là các nhiệm vụ thực hiện ở trong dự án, như là chọn đề tài nghiên cứu, viết đề cương cụ thể,… Trục tung của biểu đồ sẽ biểu thị danh sách mà công việc bạn cần làm.
- Timeline: Thể hiện tổng thời gian của dự án, nó được chia thành các khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như là ngày, tuần hoặc là tháng, năm. Còn trục ngang thì sẽ biểu thị về dòng thời gian của biểu đồ.
- Bars: Cung cấp rõ ràng nhất về hình ảnh thời gian, tiến độ công việc.
- Milestones: Liệt kê về các cột mốc, cùng sự kiện quan trọng.
- Dependencies: Kết nối những nhiệm vụ một cách theo trật tự nhất định.
- Progress: Tiến trình.
- Resource assigned: Thể hiện cá nhân hoặc nhóm sẽ phải chịu trách nhiệm hoành thành công việc đó.
Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt
Dưới đây là các ưu điểm, nhược điểm nổi bật của sơ đồ Gantt.
Ưu điểm
- Sử dụng sơ đồ Gantt bạn có thể dễ dàng quản lý cùng lúc nhiều thông tin. Cụ thể như là thời gian dự án bắt đầu, kết thúc, phân công việc, người thực hiện,…
- Nhờ sơ đồ Gantt bố trí khoa học, các thành viên trong nhóm sẽ chủ động thực hiện và mang đến hiệu suất làm việc cao nhất.
- Sơ đồ Gantt sẽ giúp cho người quản lý lập kế hoạch cũng như là triển khai dự án tổng thể nhất. Nhờ vậy nên giúp cho họ biết cách phân phối công việc đạt hiệu quả nhất, đảm bảo rằng nguồn nhân lực luôn sử dụng hợp lý.
Nhược điểm
- Nhiều nhà quản lý thực hiện tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với xây dựng sơ đồ Gantt. Vậy nên dễ dẫn đến nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu của dự án, nếu mà vô tình sai sót trong quá trình tiến hành dự án.
- Với các công việc có thời gian kéo dài, trên sơ đồ Gantt sẽ rất khó để nhìn tổng quát. Chính việc thường xuyên cập nhật làm nhà quản lý mất nhiều thời gian, nhất là đối với những dự án đến hàng trăm đầu việc.
- Nếu với mỗi cột mốc công việc đều cần phải có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành cụ thể, trong mỗi nhiệm vụ lớn đó lại có nhiệm vụ phụ. Khi đó, biểu đồ Gantt không thể biểu thị rõ được việc này. Chính vì vậy, nên các nhà quản lý dự án cũng không chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án của mình.
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay chi tiết nhất
Sau khi nắm được các đặc điểm của sơ đồ Gantt, hãy cùng chúng tôi tham khảo cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay chi tiết nhất nhé.
Bước 1
Bước đầu tiên vô cùng quan trọng chính là liệt kê hết tất cả các công việc, kế hoạch mà bạn muốn làm trong thời gian tới. Bên cạnh đó, cần phải vạch rõ thời gian cụ thể cho từng công việc là bao lâu, cũng như mục tiêu cần đạt. Bởi như vậy kết quả của dự án với dễ dàng đạt năng suất tốt.
Bước 2
Như chúng ta đã biết, một trong những lợi ích đặc biệt của sơ đồ gantt đó chính là biểu diễn thể hiện được các mối liên hệ giữa mọi công việc với nhau. Do đó bước tiếp theo của quy trình vẽ sơ đồ Gantt bằng tay chính là xác định được mối liên hệ của các công việc.
Có nghĩa là bạn cần nắm được công việc quan trọng bắt buộc cần thực hiện trước, mới làm công việc tiếp theo. Từ thứ tự công cần quan trọng nhất, cho đến công việc xếp sau. Trường hợp mà có 2 công việc có thứ tự quan trọng như nhau, bạn cũng có thể xếp chúng chung cùng một hàng.
Bước 3
Khi mà đã hoàn thành trong bước 1 và bước 2, có nghĩa là bạn đã như là có đầy đủ các dữ liệu cần thiết nhất để vẽ sơ đồ Gantt. Sau đó cần biểu diễn các dữ liệu đó trên sơ đồ một cách khoa học và đẹp mắt nhất.
Bạn hãy để các công việc quan trọng nhất ở trên cùng, xuống dần phía dưới là công việc ít quan trọng hơn. Nhớ rằng tương ứng với mốc thời gian ở bên trục hoành. Chỉ cần một số bước đơn giản như vậy là bạn đã vẽ được sơ đồ Gantt rồi.
Nhưng khi triển khai công việc chắc chắn bạn sẽ mắc phải một số biến cố xảy ra, như là công việc 1 cần phải hoàn thành trong 1 ngày để làm đến công việc thứ 2. Nhưng vì rắc rối nên bạn không thể làm công việc 1 trong 1 ngày được. Do đó, bạn cần phải điều chỉnh ngay lại sơ đồ Gantt để không ảnh hưởng đến những công việc tiếp theo.
Trên đây là cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay chúng tôi muốn chia sẻ đến cho bạn. Mong rằng với các kiến thức này, sẽ giúp bạn ứng dụng sơ đồ Gantt cho công việc hữu ích nhất.
